CONTRATO EMPRESARIAL RELACIONAL FORMAL

24 mar CONTRATO EMPRESARIAL RELACIONAL FORMAL

Olá, meu nome é Maurício Perez e hoje vou falar sobre o Contrato Empresarial Relacional Formal, um novo modelo de relação empresarial. Ele surge da necessidade da adoção de uma nova mentalidade de realização de negócios, sempre em busca de elevação de eficiências e competitividade. Companhias buscam estruturas relacionais que proporcionem o cumprimento de metas e sejam, ao mesmo tempo, efetivas no longo prazo, trazendo previsibilidade e evolução constante de métricas-chave.

No caso do contrato empresarial relacional formal, os benefícios passam por:

• redução de custos;
• maior rentabilidade;
• melhores níveis de serviço e;
• um melhor relacionamento.

No caso específico da relação formalizada entre Dell e FedEx, foi possível reduzir, em dois anos:

• custos em 42%;
• perdas em impressionantes 67% e;
• partes defeituosas a um nível baixo recorde.

Ambas as empresas, depois disso, passaram a identificar esta metodologia em desenvolvimento de contratos empresariais como uma melhor prática, aplicando-a em outras relações.

O keiretsu japonês, para quem não conhece, é um tipo de contrato relacional formal. Ele é um modelo de acordo onde compradores formam parcerias intrincadas com fornecedores, às vezes até adquirindo participação societária destes. O conceito é buscar alinhar interesses, para que as partes tendam a colaborar com maior intensidade.

Essas sistemáticas internacionalmente desenvolvidas para a formatação de contratos devem ser conhecidas pelo advogado empresarial de negócios, cujo foco é a entrega de elevação de eficiências para empresas. O advogado que gera um impacto efetivo pensa um contrato empresarial em termos de modelo de relação, sempre se perguntando sobre como essa estrutura pode otimizar a atividade. Ele incorpora essas experiências, que obtém em diversas empresas, na sua prática de desenvolvimento de modelos contratuais. Com isso, leva inovação para seus clientes, melhorando a estrutura das relações empresariais.

Por tudo isso, hoje vou explicar o que é o contrato empresarial relacional formal. Um dos seus idealizadores recebeu um Prêmio Nobel em 2016 justamente por seu trabalho em contratos, mas abordando o tema dos contratos incompletos. Mas estou aqui para falar sobre o assunto do dia, que é o inovador contrato empresarial relacional formal, que explicarei em alguns tópicos:

• Objetivos mútuos;
• Relações adequadas;
• Implementação do contrato empresarial relacional formal em cinco passos e;
• O futuro dos contratos empresariais na busca por vantagem competitiva.

OBJETIVOS MÚTUOS NO CONTRATO EMPRESARIAL RELACIONAL FORMAL

É essencial entender os objetivos mútuos do contrato empresarial relacional formal.

Essa nova abordagem busca cultivar confiança e colaboração, ao mesmo tempo em que é um instrumento legal que fundamenta, se necessário, um eventual litígio.  É uma estrutura que cultiva uma mentalidade de parceria em uma busca constante do que existe na relação para beneficiar todas as partes envolvidas. Isso permite uma evolução da relação empresarial ao longo do tempo, de forma que as partes possam buscar soluções cada vez mais vantajosas, alcançando novos patamares de eficiência. Afinal de contas, duas empresas, cada qual operando em sua área de expertise, criam soluções melhores do que apenas uma e ambas possuem interesse numa melhor dinâmica dos negócios que conduzem.

RELAÇÕES ADEQUADAS PARA O CONTRATO EMPRESARIAL RELACIONAL FORMAL

Claro que existem relações que são mais adequadas para o contrato empresarial relacional formal. A empresa não vai e nem deve criar contratos dinâmicos como esse para qualquer relação. Certos contratos requerem estruturas mais rígidas, como contratos de curto prazo, puramente transacionais ou de baixa complexidade. Nesses casos, contratos tradicionais funcionarão muito bem e não há razão de criar nada diferente, ao menos por enquanto.

O contrato empresarial relacional formal é uma estrutura projetada para relações jurídicas de alta complexidade, onde é impossível prever cada cenário e nas quais a metodologia mostra resultados concretos. Aqui vamos incluir contratos que regulem:

• terceirização;
• fornecimento;
• alianças estratégicas;
• joint ventures;
• franquias;
• parcerias público-privada e;
• construções de alta complexidade.

Cada vez mais, organizações estão adotando este modelo de contrato empresarial. E aqui podemos citar:

• O Governo Canadense;
• Dell;
• Intel;
• AstraZeneca e;
• A empresa Sueca de Telecomunicações Telia.

IMPLEMENTAÇÃO DO CONTRATO EMPRESARIAL RELACIONAL FORMAL EM CINCO PASSOS

Vou agora falar um pouco sobre a implementação do contrato empresarial relacional formal em 5 passos:

• Fundação;
• Criação colaborativa da visão compartilhada e dos objetivos;
• Adoção de princípios guias;
• Alinhamento de expectativas e interesses e;
• Manter o alinhamento.

Só pelo modelo, dá para entender a razão pela qual empresas como Del, FedEx e AstraZeneca utilizam essa metodologia, com excelentes resultados. Não é um processo simples e pode ser estranha a mudança de perspectiva necessária, mas tudo que vale à pena dá trabalho.

No artigo de coautoria do professor de Harvard e ganhador do Prêmio Nobel Oliver Hart, é apresentado um caso muito interessante de aplicação dos contratos empresariais relacionais formais. Trata-se da parceria entre a Vancouver Island Health Authority – uma fornecedora de saúde pública do Canadá – e a South Island Hospitals. Vou usar esse exemplo para ajudar na compreensão desse novo modelo de contrato, que todo advogado empresarial deve conhecer.

FUNDAÇÃO

O primeiro passo para desenvolver um contrato relacional formal envolve estabelecer nas partes uma mentalidade de parceria, que é a fundação desse contrato. Sem um ambiente de verdade, confiança, transparência e cumplicidade, não é viável trabalhar com este modelo.

Se sua empresa tem tido muitos distratos de fornecedores ou o valor por eles entregue está deixando a desejar, é possível que o problema seja o modelo de parceria desenvolvido. Talvez suas práticas negociais não estejam gerando os melhores resultados, acarretando em comportamentos como shading ou hold-ups. Se não conhece essas dificuldades comumente encontradas nas relações empresariais, acesse este link para entender um pouco mais.

No caso da Island Health e South Island, as partes jogaram fora o antigo contrato. Em seguida, formaram um time de 12 administradores e 12 profissionais da área de hospitais para formatar um contrato relacional formal. Cada profissional do setor hospitalar trabalhou junto a um colega que era da área de gestão na outra empresa.

Uma dupla dessas tinha a vice-presidente de finanças, jurídico e risco da Island Health, Kim Kerrone e um profissional do setor hospitalar da South Island, Spencer Cleave. Eles criaram uma pequena equipe para repensar a estrutura e o modelo de cobrança, em busca de elevar a eficiência do sistema.

As partes não estavam mais interessadas apenas no desenvolvimento do contrato. O foco era a construção de bons relacionamentos em diversos níveis, para que pudessem se tornar referência no setor de saúde do Canadá.

CRIAÇÃO COLABORATIVA DA VISÃO COMPARTILHADA E DOS OBJETIVOS

O segundo passo para o desenvolvimento do contrato empresarial relacional formal é a criação colaborativa da visão compartilhada e seus objetivos. O advogado precisará ajudar as empresas a fomentar o diálogo e a parceria, neste importante passo.

As partes envolvidas no contrato deverão explicar sua visão e metas para a relação que estão formando. Não apenas a empresa com maior poder na relação, mas todas. Digo isso, pois é muito comum que gestores suponham que ditar as regras do contrato garantirá a relação empresarial mais eficiente para seu negócio.

As equipes da Island Health e da South Island fizeram um retiro de 3 dias para criar sua visão, que dizia: “Juntos, somos um time que celebra e avança em excelência no zelo com nossos pacientes e nós mesmos através de responsabilidade compartilhada, inovação colaborativa, compreensão mútua e a coragem para agir, em um ambiente seguro e de apoio.”

Eles fizeram também uma lista de objetivos ou resultados desejados que se seguiriam dessa visão compartilhada:

• Excelência no tratamento de pacientes: desenvolvendo uma estrutura formal e robusta de qualidade;
• Um serviço hospitalar sustentável e resistente: com a contratação de funcionários, mentoria e retenção fortalecidos; criação de um modelo de agendamento eficiente e flexível de profissionais; definição clara de serviços e carga de trabalho de profissionais; desenvolvimento de relações de trabalho interdepartamentais mais fortes e; treinamento e desenvolvimento de líderes atuais e futuros;
• Uma parceria mais sólida: continuando a construir uma relação saudável entre Island Health e South Island e;
• Um serviço hospitalar com o melhor valor: gerenciando o orçamento proativamente; otimizando cobrança; revendo carga de trabalho e aumentando eficiências operacionais.

Em um workshop posterior, as equipes aprofundaram o tema, redigindo 22 objetivos táticos e mensuráveis. Um deles buscava melhorar o sistema de cobrança para o Plano de Serviços Médicos da província, em razão da recuperação dos custos pelas taxas hospitalares. Para enfrentar a questão, criaram um projeto colaborativo, envolvendo apoio da cobrança e pessoal de TI. A partir disso, desenvolveram um programa de cobrança eletrônica para maximizar a submissão de cobranças, aumentando a recuperação de custos de 87% para 100%.

ADOÇÃO DE PRINCÍPIOS GUIAS

Para fomentar a mentalidade necessária para o contrato empresarial relacional formal, é essencial o comprometimento na adoção de 6 princípios guias:

• Reciprocidade;
• Autonomia;
• Honestidade;
• Lealdade;
• Equidade e;
• Integridade.

O fato é que a fricção que reduz o valor da relação empresarial, provocando shading, ocorre quando uma ou mais partes se sentem tratadas injustamente. Sobre shading, veja nosso material sobre os problemas dos contratos empresariais tradicionais.

Estes princípios guias ajudam a resolver desalinhamentos potenciais nos objetivos propostos, vedando movimentos oportunistas de qualquer das partes ou de toma-lá-dá-cá.

As equipes da Island Health e da South Island incluíram formalmente suas interpretações dos princípios no preâmbulo do contrato, formatando normas de conduta para a parceria. Sobre o princípio da reciprocidade, ficou salientada a necessidade das equipes se conduzirem no espírito de alcançar benefício e entendimento mútuo. Em relação ao princípio da equidade, falaram sobre a inevitável disparidade que surge nos contratos. Para lidar com isso, se comprometeram, no contrato, à justiça, que nem sempre significa paridade, orientando suas decisões em uma avaliação de necessidades, riscos e recursos.

Percebam que, mesmo que os termos contratuais sejam abertos, eles podem ser interpretados, protegidos e resguardados via litígio ou arbitragem. A ideia principal é evitar comportamentos que não sejam produtivos. 

ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS E INTERESSES

Definidas as fundações para a parceria nos 3 primeiros passos, é hora de realizar o alinhamento de expectativas e interesses, que seriam objetos comuns em contratos empresariais tradicionais. São estabelecidos, portanto, critérios como responsabilidades, preço e métricas de desempenho. Obviamente, estes interesses e expectativas devem estar alinhados com os princípios guias.

Com a aplicação adequada da metodologia, o desenvolvimento do contrato se torna um trabalho de resolução conjunta de questões, completamente diferente de um modelo adversarial de contratação.

Pense no exemplo que estamos usando nesta explicação. O maior problema que estas empresas tinham era o modelo de preços, muito em razão de entregarem dados pouco claros uma para a outra. A Island Health nunca tinha compartilhado seu orçamento com a empresa de hospitais e esta não produzia relatórios adequados sobre os serviços e horas de trabalho desempenhados.

A vice-presidente de finanças da Island Health falou que a metodologia do contrato empresarial relacional formal rompeu com o impasse. Segundo ela, finalmente conseguiram abordar o aspecto econômico da relação com uma mentalidade de plena transparência e solução de problemas, ao invés de uma mentalidade de negociações. Simplesmente colocaram as informações na mesa e tudo o que tinham à disposição para desafiar o time de contrato para desenvolver modelos para trabalhar com o dinheiro disponível.

As partes acabaram criando um modelo alternativo ao método de cobrança por horas trabalhadas. Foi projetado um modelo de preço híbrido com uma combinação de taxas fixas e variáveis, vinculadas a incentivos para aumentar eficiências. Este modelo também proporcionou autonomia para os hospitais nos agendamentos. Afinal, o time havia percebido que ninguém mais adequado para agendar pacientes com eficiência do que os médicos na linha de frente do atendimento.

Com o novo modelo de preços, quando a demanda por atendimento cai, funcionários dos hospitais podem optar por se ausentar por alguns dias, economizando dinheiro da Island Health. Quando a demanda sobe, eles gerenciam as horas de trabalho de uma forma que fique dentro do orçamento e que otimize o cuidado com o paciente.

A empresa de hospitais South Island passou a ter a oportunidade de ganhar incentivos financeiros com o aumento de eficiência no atendimento e na cobrança. Esses incentivos, por sua vez, podem ser revertidos em investimentos em pesquisa e desenvolvimento e outras inciativas que melhorem o atendimento, da forma que eles acharem melhor.

As partes descobriram no novo modelo de parceria uma solução onde ambos ganharam, algo inatingível previamente, com outros modelos de contratos empresariais.

MANTER O ALINHAMENTO

O contrato empresarial relacional formal é um modelo em constante evolução e por isso o último passo da sua implementação é manter o alinhamento. Para isso, as partes envolvidas precisam ir além do desenvolvimento do contrato, estabelecendo mecanismos de governança que sejam formalmente inseridos no contrato empresarial.

No caso de exemplo, a Island Health e a South Island formaram 4 times de governança conjunta designados para “viver no” contrato empresarial relacional formal:

• O time do relacionamento: foca no monitoramento da saúde das relações entre as empresas;
• O time da excelência: foca no controle de qualidade, em iniciativas transformadoras, em desenvolvimento contínuo e priorização e enfrentamento de ideias inovadoras;
• O time da sustentabilidade: foca em carga de trabalho, agendamento, recrutamento e retenção e;
• O time do melhor valor: foca em finanças, cobranças, otimização de carga de trabalho e eficiências operacionais.

Cada time se reúne em intervalos para apurar o progresso no sentido da visão compartilhada, das metas, resultados e métricas.

Um fator muito interessante do modelo de parceria que estas duas empresas criaram via contrato empresarial relacional formal foi um mecanismo de governança. É uma abordagem de comunicação que eles chamaram de “dois em uma caixa”. Através dela, em cada um dos quatro times de governança, haveria um administrador e um profissional do setor hospitalar. Com isso, criaram um estímulo ao desenvolvimento de confiança e honestidade entre os lados dessa parceria.

Sobre o tema, Ken Smith, profissional do setor hospitalar da South Island Hospitals, disse que, antes disso, eles não tinham com quem falar, caso necessário. Agora, o profissional do setor hospitalar tinha alguém que conhecia relativamente bem no lado administrativo da parceria empresarial. Se ele precisasse tomar uma decisão difícil ou urgente, que não pudesse esperar a próxima reunião do time, poderia simplesmente ligar para seu colega “dois em uma caixa”. Esses pares de profissionais são encorajados a fortalecer seu relacionamento, para fomentar a confiança e o nível de parceria no trabalho.

Como resultado, pesquisas desenvolvidas antes e depois da implementação do contrato relacional formal mostraram um aumento em 84% no percentual de funcionários que viam a parceria como positiva. A relação que antes era descrita como “quebrada”, “disfuncional” e “sem confiança” agora era descrita como “colaborativa”, “confiável” e “solidária”.

Os benefícios financeiros foram excelentes para ambas as empresas. Gestores e médicos passaram a inovar juntos, elevando eficiências e otimizando o atendimento ao paciente, dentro do orçamento que dispunham. Não apenas conseguiram ficar dentro do orçamento, mas aumentaram a renda pela melhor adequação do modelo de cobrança. Como sabemos bem, em um sistema de saúde financiado por dinheiro público, cada eficiência é essencial e salva vidas.

Outro ponto muito interessante que fala sobre resolução de conflitos é quanto ao aumento de escopo de trabalho após assinatura. Quem trabalha com gestão de contratos empresariais sabe o quanto isso é comum. Enquanto o contrato era desenvolvido, o Canadá passou uma lei legalizando a assistência médica ao suicídio. Na época, ninguém sabia como isso funcionaria e como abordariam a questão. Por isso, o time de sustentabilidade criou um projeto piloto para modelar a inclusão deste novo escopo de trabalho, distribuindo funções, estrutura de agendamentos e modelo de preços. Os longos debates sobre estas novas funções não estarem no escopo do contrato sequer chegaram a ser começados. Ao invés disso, a iniciativa deles buscou descobrir como acomodar essa nova realidade, usando como base a visão compartilhada e os demais princípios incluídos no contrato relacional formal.

O FUTURO DOS CONTRATOS EMPRESARIAIS NA BUSCA DE VANTAGEM COMPETITIVA  

Como será o futuro dos contratos empresariais, nesse trajeto constante na busca de vantagem competitiva? Obviamente, os contratos tradicionais não vão ser plenamente substituídos por contratos relacionais formais e nem faria sentido que algo assim acontecesse.

Mesmo assim, essa é com certeza mais uma ferramenta que precisa estar presente no conhecimento técnico do advogado empresarial de excelência. O contrato empresarial relacional formal é extremamente eficiente em cenários de alta complexidade, nos quais as relações demandam colaboração e flexibilidade.

Empresas envolvidas em operações complexas de logística, tanto nacional quanto internacional, prestações de serviços complexos, consórcios e outros modelos de parcerias empresariais devem ter no radar esta ferramenta.

É muito interessante que os passos tomados para implementar o contrato relacional formal comecem pela estruturação do relacionamento que vai fundamentar a parceria. Esse é o alicerce de toda a estrutura de tomada de decisões e o modelo de como as partes devem trabalhar com um foco em comum.

No mundo dos negócios de hoje, as relações estratégicas e de longo prazo são essenciais para alcançar a vantagem necessária para a formação de uma empresa sólida. Uma parceria empresarial bem azeitada é algo que pode mudar completamente a estrutura de negócios das empresas, gerando previsibilidade, competitividade e uma maior lucratividade. Dell e FedEx são só algumas das multinacionais que passaram a adotar o contrato empresarial relacional formal, com incríveis resultados. Por isso, eu recomendo para empresas que tenham parcerias de alta complexidade que explorem mais modelos de se relacionar, buscando além do status quo.

1 Ver [ https://hbr.org/2019/09/a-new-approach-to-contracts ] , acessado em 28/09/2021.

2 Ver [ https://hbr.org/2019/09/a-new-approach-to-contracts ] , acessado em 28/09/2021.

3 A título de explicação, resilição é o desfazimento do contrato por meio de mera manifestação de vontade. A resilição pode ser bilateral, sendo conhecida como distrato (previsto no artigo 472 do Código Civil) ou unilateral, conhecida como denúncia (prevista no artigo 473 do Código Civil).

4 Ver em [ https://scholar.harvard.edu/files/hart/files/incomplete_contracts_and_control.pdf ], acessado em 16/05/21.

5 Ver apresentação de SCHMIDT, Klaus M., publicado em 2010 na plataforma da Universidade Ludwig-Maximilians de Munique, em [ https://www.et.econ.uni-muenchen.de/studium_lehre/lehrveranst/lehre_files/contract_theory/lecture/contract6.pdf ], acessado em 16/05/21.

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